Pertanyaan Wajib Sebelum Menandatangani PO Vendor Billboard

Beriklan di media billboard memang menjanjikan visibilitas tinggi bagi brand Anda, tetapi investasi ini tidak boleh dilakukan tanpa kehati-hatian. Salah satu momen krusial dalam kerja sama dengan vendor outdoor advertising adalah saat menandatangani Purchase Order (PO). PO bukan hanya dokumen transaksi biasa, tetapi juga dasar hukum kerja sama, sehingga harus disusun dengan seksama. Sebelum Anda menandatangani PO Vendor Billboard, pastikan Anda mengajukan lima pertanyaan penting berikut ini kepada calon vendor billboard. Masing-masing pertanyaan ini dapat mencegah risiko hukum, teknis, maupun finansial yang bisa merugikan Anda.

1. Apakah Titik Billboard Memiliki Izin Resmi dari Pemerintah Daerah?

Penjelasan:

Legalitas titik reklame adalah aspek paling mendasar dan penting. Banyak klien tidak menyadari bahwa billboard yang tampak “resmi” di lapangan bisa saja belum mengantongi izin atau bahkan berada di zona larangan reklame.

Titik tanpa izin bisa sewaktu-waktu ditertibkan oleh Satpol PP atau Dinas Perizinan, dan jika itu terjadi saat masa tayang iklan Anda, kerugian sepenuhnya akan ditanggung klien apabila tidak ada kontrak atau klausul perlindungan.

Yang Harus Anda Pastikan:

• Minta vendor menunjukkan dokumen legalitas titik, seperti:
  • Izin Pemanfaatan Lokasi (IPL)
  • Sertifikat laik fungsi dari Dinas Cipta Karya
  • Bukti pembayaran pajak reklame (PPD)
• Pastikan titik tidak berada di area larangan reklame sesuai Perda setempat.

Tips:

Mintalah vendor menyertakan fotokopi izin titik sebagai lampiran PO, dan tambahkan klausul bahwa titik harus aktif dan legal selama masa tayang.

2. Apa Spesifikasi Media dan Durasi Tayangnya?

Penjelasan:

Setiap billboard memiliki karakteristik teknis yang akan memengaruhi visibilitas dan efektivitas kampanye. Tidak cukup hanya tahu ukurannya, Anda juga perlu tahu:

• Jenis bahan media yang digunakan
• Sistem pencahayaan
• Arah hadap media
• Durasi tayang dan waktu mulai tayang

Vendor yang tidak transparan soal spesifikasi bisa memberikan media berkualitas rendah (misalnya bahan flexi tipis, tanpa pencahayaan), yang membuat iklan Anda tidak terlihat optimal terutama di malam hari.

Yang Harus Anda Pastikan:

• Ukuran billboard yang ditawarkan sesuai dengan penawaran
• Jenis material (flexi Korea 440gr, frontlite/backlite, atau LED)
• Adanya sistem pencahayaan dan durasi nyala lampu
• Tanggal pemasangan dan tanggal berakhir tayang

Tips:

Pastikan vendor mencantumkan spesifikasi teknis secara tertulis di PO, termasuk ketentuan waktu tayang: “30 hari kalender sejak pemasangan.”

3. Siapa yang Bertanggung Jawab atas Produksi dan Pemasangan?

Penjelasan:

Ada perbedaan besar antara vendor yang hanya menyewakan titik dengan vendor yang menyediakan layanan all-in (produksi, cetak, dan pasang). Bila tanggung jawab ini tidak jelas, Anda bisa terjebak harus mencari vendor cetak sendiri atau terjadi keterlambatan pemasangan yang mengganggu jadwal tayang.

Yang Harus Anda Pastikan:

• Apakah harga sudah termasuk produksi visual dan pemasangan?
• Apakah vendor memiliki tim sendiri atau menggunakan subkontraktor?
• Kapan visual dicetak dan kapan jadwal pasti pemasangan?

Tips:

Tuliskan di PO secara jelas: “Harga sudah termasuk cetak bahan flexi Korea 440gr, finishing sloop, dan pemasangan di titik reklame.”
Pastikan juga dicantumkan estimasi timeline pengerjaan.

4. Bagaimana Jika Terjadi Kerusakan atau Gangguan Tayang?

Penjelasan:

Iklan outdoor sangat rentan terhadap faktor eksternal seperti:

• Cuaca ekstrem (angin, hujan, petir)
• Kerusakan teknis (lampu mati, LED rusak)
• Vandalisme atau kecelakaan

Vendor profesional seharusnya menyediakan layanan maintenance selama masa kontrak berlangsung. Tanpa komitmen perbaikan atau garansi, Anda bisa merugi karena masa tayang terbuang.

Yang Harus Anda Pastikan:

• Apakah ada garansi visual dan struktur media?
• Berapa lama maksimal waktu tanggap jika terjadi gangguan?
• Apakah akan ada kompensasi tayang jika iklan tidak tampil?

Tips:

Cantumkan dalam PO Vendor Billboard: “Vendor berkewajiban memperbaiki gangguan dalam waktu maksimal 2×24 jam. Jika gangguan berlangsung lebih dari itu, vendor wajib memberikan kompensasi pro-rata masa tayang.”

Baca juga: Vendor Lokal vs Vendor Nasional: Mana yang Lebih Cocok?

5. Apakah Vendor Menyediakan Dokumentasi Bukti Tayang?

Penjelasan:

Dokumentasi tayang sangat penting untuk:

• Laporan ke atasan atau klien
• Bukti bahwa kontrak telah dijalankan
• Bahan evaluasi atau dokumentasi proyek

Vendor yang profesional biasanya memberikan dokumentasi berupa foto tayang harian, mingguan, atau laporan akhir, termasuk timestamp dan lokasi GPS.

Yang Harus Anda Pastikan:

• Jenis dokumentasi yang akan diberikan (foto/video, laporan PDF)
• Jadwal pengiriman dokumentasi (sekali, mingguan, atau berkala)
• Format dokumentasi (harus mencantumkan timestamp dan titik lokasi)

Tips:

Gunakan klausul: “Vendor wajib menyerahkan dokumentasi tayang (foto siang & malam) paling lambat 3 hari setelah pemasangan dan laporan akhir pada akhir masa tayang.”

Kesimpulan: Perlindungan PO adalah Perlindungan Bisnis Anda

Jangan pernah anggap remeh dokumen PO. Meski tampak administratif, PO merupakan dokumen kontraktual yang mengikat, dan bisa menjadi satu-satunya dasar klaim jika terjadi perselisihan. Maka, bertanya dengan rinci sebelum menandatangani PO Vendor Billboard bukan sekadar prosedur tapi langkah perlindungan terhadap anggaran dan reputasi brand Anda.

Dengan menanyakan lima poin penting di atas, Anda menunjukkan bahwa:

• Anda teliti sebagai klien
• Anda paham industri outdoor advertising
• Anda tidak mudah ditipu dengan janji verbal